TSM (taskandsolution) wrote,
TSM
taskandsolution

Как создаются понятные документы

Работа маркетолога, это не только создание рекламных материалов для продвижения товаров и услуг. Кроме информационных продуктов, предназначенных для внешней среды, ему приходится создавать документы для внутреннего общения. Отчёты, обзоры, презентации, аналитические записки. К сожалению, иногда на такие документы без слёз не взглянешь. Чтобы дочитать какой-то отчёт, нужна очень серьёзная мотивация. Люди откровенно засыпают на собраниях с подобными презентациями.

Что делать?
Рекомендую прочитать замечательную книгу Барбары Минто «Принцип пирамиды Минто».

minto.png


Эти принципы родились в недрах консультационной компании McKinsey&Company. Неудивительно. Количество документов, которые создаются в этой организации на порядки больше внутреннего документооборота обычного бизнеса. И именно в МакКинзи поняли, что задача любого документа — донести до слушателя или читателя одну единственную мысль. Именно с этой мысли и должен начинаться такой документ.

Большая ошибка авторов отчётов — знакомить читателей со всем массивом исходной информации. Демонстрировать объём проделанной работы. Дескать, посмотрите, сколько информации я перелопатил. У меня есть вот такие цифры, а ещё вот такие таблицы. И когда дело доходит до выводов, слушатели уже спят, а читатели уже закрыли документ. Потому что сил нет делать работу, которую должен был провести консультант или исследователь.

Выводы должны стоять на первом месте. Главная мысль должна быть на первой странице или на первом слайде. Человек сначала должен увидеть вершину айсберга. И только потом его можно погружать в глубину, и то, только если он сам этого попросит.

Эта книга хорошо иллюстрирует один из принципов коммуникаций: отвечай только на тот вопрос, о котором тебя спросили. У юристов этот принцип звучит так: «Не нужно отвечать на вопрос, который тебе не задавали». 

Вопросы — отдельная тема книги. По утверждению автора, чтение, это поиск читателем ответа на вопросы, начиная с самой первой, самой главной мысли. Если ваши утверждения будут вызывать вопросы, значит читатель попытается найти ответы и дочитает документ до конца.

Кстати. Эту книгу хорошо дополняет книга Джина Желязны «Говори на языке диаграмм», тоже сотрудника McKinsey&Company.

Совет дня себе.
Когда пишешь новый абзац текста, постарайся представить, ответом на какой вопрос читателя он является.

Tags: книга, общение, эффективность
Subscribe
promo taskandsolution august 27, 2015 08:43 11
Buy for 200 tokens
Хотите узнать 40 самых сильных инструментов доверительного маркетинга, которыми вы можете воспользоваться в своей повседневной работе уже сегодня? Скачайте бесплатную книгу «Некоммерческие предложения», чтобы узнать, как выстроить отношения с вашими покупателями. PDF, EPUB, FB2, MOBI — выбирайте…
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments